Kyocera: все для документооборота — от софта до принтеров

С документами работают все компании и каждой нужны решения для оптимизации процессов документооборота: объем документов растет, как и интенсивность работы с ними, что требует оптимизации процессов и, по возможности, их автоматизации, иначе docflow будет обходиться слишком дорого. Как показывает практика, оптимизация документооборота позволяет экономить настолько много ресурсов, что внедрение современных систем зачастую оказывает влияние на финансовые показатели всей компании! Иногда влияние настолько сильно, что оптимизацию docflow рассматривают как «цифровую трансформацию».

Одной из первых тренд распознала компания Kyocera. Широко известный топовый производитель принтеров и многофункциональных устройств (МФУ) для корпоративного сектора даже сменил позиционирование, теперь официальное наименование — «Kyocera Document Solutions», ведущий поставщик инструментов для организации docflow в компаниях. Предложение объединяет в единый спектр печатающие устройства и сканеры с профильными программными платформами. Kyocera Document Solutions также предоставляет широкий спектр услуг, совместно с партнерами, обеспечивая консалтинг, поставку и настройку оборудования, создание стройной и эффективной системы работы с документами, а также дальнейшее ее сопровождение с минимальным уровнем затрат.

Стек для docflow

Kyocera поставляет полный спектр оборудования, программных решений и сервисов для создания корпоративных docflow-систем. Комплексный подход к управлению процессом документооборота — вендор называет его Managed Document Services (MDS) — пригоден для создания полнофункциональных docflow-решений, а может быть применен для систем-«компаньонов», интегрированных с системой документооборота, уже существующей у заказчика. MDS может работать с любой офисной техникой, хотя, как отмечают представители вендора, наилучшие результаты она показывает при использовании печатающих устройств Kyocera.

MDS располагает полным спектром функциональных модулей: есть ориентированный на задачи автоматизации сканирования и печати, отправки документов адресатам по заданным маршрутам, хранению данных — на локальных носителях или на сервере. Разумеется, в системе реализованы инструменты для защиты информации, для разделения доступа к документам и технике, для анализа режимов эксплуатации техники, ведения статистики.
Для MDS созданы функциональные модули. Например, Kyocera Net Manager (KNM) — для развёртывания и поддержки иерархической сетевой структуры, в которой будут сервера для хранения документов, а также принтеры и сканеры для работы с «бумагой». Возможностей этого пакета, как отмечают в Kyocera, достаточно для обслуживания документооборота в компаниях любого размера – от SMB до корпораций – с парком техники неограниченного размера и с общим количеством пользователей до ста тысяч человек. KNM может быть масштабирован на несколько серверов или взаимодействовать с другими корпоративными системами документооборота, ориентированным на работу с организациями большего размера. Для расширенного управления отдельными задачами документооборота в MDS предусмотрены специализированные модули, один из которых, созданный для обработки потока входящих документов, мы сейчас и рассмотрим чуть подробней.

Управление входящим потоком

Kyocera Capture Manager (КСМ) создан для первичной обработки потока входящих документов. Обработка входящих документов — процесс трудоемкий, а потому дорогой, что делает КСМ крайне важным элементом для системы документооборота, существенно влияющим на общие затраты, которые требует docflow. Этот пакет располагает всем необходимым для их сбора и оцифровки, а также для требуемых «на входе» преобразований и первичного распределения по хранилищам, базам данных, уполномоченным сотрудникам.

Входящие документы могут быть разнообразны: счета, накладные, анкеты и другие заполняемые формы, штрих-коды. Разнообразие видов и типов входящих документов не позволяет напрямую размещать их в общей офисной базе, их нужно привести к унифицированному виду, допускающему последующее использование в стандартных бизнес-приложениях. Перед этим КСМ нужно выполнить ряд действий: идентификацию каждого входящего документа, извлечение из него необходимой информации. Выполнение действий из этого спектра, оптимизация процедур и, по возможности, автоматизация — в этом и состоит основное предназначение KCM.

Распознавание и интеллектуальная обработка

Источников входящих документов в электронной форме может быть множество: e-mail, файлообменники, компьютеры офисной сети, сервера корпоративной инфраструктуры, мобильные устройства – и этими потоками нужно управлять. При этом не все документы будут в электронной форме, часть окажется на бумажных носителях, которые потребуют предварительного сканирования и последующего распознавания (инструменты Kyocera работают даже с написанными от руки!). Заметим, что распознавание может быть нужным и для документов в электронной форме, они могут поступать в виде JPEG- или PDF-файлов.

Это только часть необходимой предварительной обработки. Дальше нужно выполнить процессы, которые в Kyocera называют «преобразованием неструктурированных данных». Например, из распознанного текста с чека нужно выделить сумму, дату, ИНН плательщика, данные о НДС и другую значимую информацию. Аналогичные действия нужно выполнять с договорами, счетами, накладными и с рядом других документов.

Предварительная сортировка

Полученные данные уже после определения типов документов, распознавания в них текста и извлечения значимой информации нужно направить для хранения и последующей обработки. Одни документы должны быть размещены в заданных папках корпоративного хранилища (традиционного или «облачного»), другие отправлены по электронной почте ответственным лицам (в удобной форме для дальнейшей работы: оригинал, полный текст или «выжимки»), третьи — разнесены по полям в корпоративные базы данных. Возможны и комбинированные варианты перечисленных действий.

Кроме того, некоторым заказчикам нужно, чтобы после выполнения КСМ своих функций в системе документооборота компании и в других, смежных с ней, например, в решении для управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) должны автоматически быть запущены процессы и выданы задания. Например, документ типа «Х» направить сотруднику «А» для визирования и последующего перенаправления, документ «Y» — для ознакомления для «Б», «В» и «Г», а документ «Z» потребует совещания у директората. Очевидно, что это не может быть универсальным, тут нужно решить ряд задач интеграции и даже программирования (заметим, что low-code-инструменты в КСМ интегрированы).

Задачи интеграции

Очевидно, что Kyocera Capture Manager требует настройки «по месту», с учетом особенностей компании-заказчика, реализации в ней бизнес-процессов и ее ИТ-инфраструктуры. Кроме того, потребуется интеграция всей Managed Document Services с рядом элементов инфраструктуры — от хранилищ и баз данных до электронной почты и CRM, EPR, BPM, бухгалтерских решений. Задачи сложные, типовыми бывают редко, поэтому потребуют усилий профильных специалистов.
Работы предстоит много: от комплексного анализа текущего состояния документооборота до понимания бизнес-процессов, от изучения парка сканирующей и печатной техники до анализа нагрузок на нее, от оптимизации системы допуска сотрудников к документам до понимания особенностей корпоративных хранилищ. Заметим, что в данном случае работать придется как с оптимизацией текущего документооборота (выявления нерационально организованных процессов, потенциальных рисков для «инфобеза», определения чрезмерных расходов на печать), так и с решением ряда технических задач. А после постановки задачи, ее решения и внедрения нужно провести финальную настройку, обучение сотрудников основам работы с новой системой. Выполнить эти действия компаниям-заказчикам помогут специалисты Kyocera Document Solutions и сертифицированные партнеры вендора.

Итоги

Kyocera Managed Document Services и его компоненты — прекрасный инструмент для создания решений, для построения и оптимизации системы документооборота, автоматизации ряда процессов и создания единого, цельного и стройного решения, повышающего производительность труда сотрудников и минимизирующего затраты на docflow (от обработки входящих до хранения корпоративного архива, от снижения рисков для ИБ до уменьшения поиска нужных документов). Это позволит выстраивать комфортную рабочую среду вокруг отдельных сотрудников и целых отделов, что важно для эффективности всей компании и оказывает влияние на ее бизнес-показатели, а также на конкурентоспособность на современном рынке.